Segundo o SEBRAE, uma das principais razões para o fracasso dos empreendimentos no Brasil é a falta de planejamento e mais de 70% das micro e pequenas empresas brasileiras fecham as portas nos primeiros cinco anos de vida.
Mas porque será que os empresários de micro e pequenas empresas não fazem o planejamento de seus negócios sendo que este é um dos elementos principais para tentar garantir o sucesso de seus empreendimentos? Em minha opinião – depois de um estudo com diversos empresários enquanto Agente Local de Inovação pelo SEBRAE –, constatei que há certa falta de cultura quanto às formalizações (documentação do que acontece no negócio e o que se pretende fazer) e também um pensamento que planejamento é um “bicho de sete cabeças” ou algo somente para grandes empresas.
E neste artigo quero desmistificar o assunto mostrando que fazer o planejamento básico do seu negócio é bem mais simples do que parece e que você pode colocar em prática agora! É claro que ao buscar fazer um planejamento estratégico do negócio (que é um planejamento mais amplo), outras variáveis e fatores deveram ser considerados. Porém o foco aqui é estabelecer um plano de ação e direcionar eficientemente os seus esforços (e de sua equipe) em busca de suas metas e objetivos empresariais para que tenha maiores chances de implementar com sucesso as ações desejadas no seu negócio.
Definição
Planejamento por definição é: 1) Ato ou efeito de planejar; 2) Plano de trabalho pormenorizado; 3)Serviço de preparação do trabalho ou das tarefas.
E, por sua vez, planejar é: 1) Fazer um plano de = projetar; Definir antecipadamente um conjunto de ações ou intenções = programar; 3) Ter algo como intenção = projetar, tencionar.
Portanto fazer planejamento empresarial é basicamente definir antecipadamente um conjunto de ações para se alcançar um objetivo empresarial ou executar (de forma mais eficiente) as ações desejadas. Como um passo a passo do que precisa ser feito para se alcançar um resultado esperado. Simples não?
Então, antes de tudo você deve analisar a situação de seu negócio como um todo e, dentro de suas necessidades e possibilidades, o cenário no qual se encontra o seu negócio e estabelecer o objetivo principal que precisa ser alcançado a curto, médio ou longo prazo. Precisa investir em novos equipamentos? Tem que contratar mais um colaborador? Precisa reduzir custos? Atrair novos clientes? Aumentar vendas? Entrar em um novo mercado? Lançar um novo produto ou serviço?
O Planejamento (Modelo 5W2H)
Um modelo eficiente para fazer o planejamento (ou plano de ação) para a conquista de metas e objetivos empresariais é o conceito 5W2H, como chamado pelos norte-americanos, que consiste em responder as 7 perguntas básicas sobre o que se pretende obter a curto, médio ou longo prazo. Há autores que já falam sobre “W’s” e “H’s” no sentido que o empresário deve pensar em todas as questões possíveis, não somente nestas principais, mas aqui o foco é manter o simples para que seja de fato executado e gere resultado (o SEBRAE mantém o mesmo princípio na sua ferramenta Planeja Fácil).
5W2H refere-se as perguntas:
| What? | O quê? |
| Why? | Por Quê? |
| When? | Quando? |
| Where? | Onde? |
| Who? | Quem? |
| How? | Como? |
| How much? | Quanto? |
Dentre todas as possibilidades e objetivos que devem ser alcançados pela empresa, priorize um objetivo mais relevante ou mais importante para ser o objetivo principal a ser alcançado (ou executado) com o planejamento. Ele será a base para o modelo 5W2H. (Para objetivos pessoais, veja este artigo)
Então, mãos à obra!
O quê? (What?)
Nesta questão você deve especificamente responder O Que deve ser feito ou conquistado; ação ou atividade que deve ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado. Qual é o objetivo principal que precisa ser feito no seu negócio? Dentre todas as alternativas e opções analisadas, priorize uma das ações para fazer o planejamento.
Detalhe as circunstâncias ou situação ideal do objetivo já conquistado (ou ação já executada). Se possível defina números para saber quanto, de fato, do objetivo foi alcançado (executado) e também saber o quanto falta para se chegar lá.
Por quê? (Why?)
Nesta pergunta você deve deixar explícito, tanto para você, quanto para os seus colaboradores, a importância da conquista do objetivo (ou da implementação da ação). Ela é a justificativa dos motivos daquilo estar sendo executado ou solucionado. Esclareça o Por Quê! Esta é, em minha opinião, a questão mais importante, pois ela dará a motivação necessária, dará um propósito e direcionamento no trabalho e nas tarefas que precisam ser executadas para que o objetivo seja alcançado, para você e para seus colaboradores.
O Por Quê, estando bem claro para a sua equipe, fará com que seus colaboradores se empenhem mais (e até mesmo suportem maiores cobranças) para que o objetivo seja alcançado. Enfatize-o sempre que possível, para que você mesmo se discipline e faça o que precisa ser feito, como para integrar e direcionar seus colaboradores. Faça com que sua equipe faça parte do objetivo do negócio, assim você conseguirá maior apoio deles.
Quando? (When?)
Nesta questão você deve estabelecer um prazo para que o objetivo seja alcançado. Quando (ou até quando) o objetivo deve ser alcançado? Não importa se o objetivo seja de curtíssimo, curto, médio ou longo prazo – uma data deve ser definida. Não precisa necessariamente ser um dia específico, mas precisa ser dentro do mês “X”, ou da primeira ou última semana do mês “X”, ou ainda no final do exercício (ano) “Y”.
Este prazo ajudará você a estabelecer o tempo de execução de cada trabalho ou tarefa para que o passo a passo seja descrito coerentemente. Dessa forma você saberá o quanto de energia deverá ser empregado durante cada dia (semana ou mês) para que este objetivo esteja diariamente um pouco mais próximo. Também ajudará a definir o que e quando cada ação precisa ser feita, além de fazer com que haja mais comprometimento, seu e dos seus colaboradores.
Onde? (Where?)
Nesta pergunta você deve refletir Onde a ação deve ser executada ou o local específico dentro da empresa ou departamento. Informação sobre onde cada um dos procedimentos será executado. Isso ajudará a ter maior controle do que está sendo executado, já que será executado em um determinado local.
Dependendo do objetivo, este local pode ser físico como exemplificado, ou pode ser virtual, no caso de uma plataforma ou software específico ou ambiente online. E no caso de ambiente online, deve especificar exatamente onde é esse online (por exemplo, no site “X”, na plataforma “Y”, etc).
Quem? (Who?)
Você já ouviu a expressão “cão de vários donos morre de fome”? Ela reflete que se ninguém se responsabiliza pelo que deve ser feito, nada será feito. Portanto esta questão consiste na definição de Quem será(serão) o(s) responsável(eis) pela execução do que foi planejado. O(s) designado(s) para executar(em) o plano deve(m) ter ciência clara de que é(são) o(s) responsável(eis)!
Dessa forma você também terá maior controle, pois saberá de quem cobrar sobre a execução e o andamento do que foi planejado e tomar as medidas necessárias para garantir que seja cumprido o que foi determinado ou corrigir o rumo do que foi planejado. Além disso, o(s) responsável(eis) saberá(ão) o que se espera(m) dele(s).
Como? (How?)
Esta pergunta deve esclarecer o Como o planejado deve ser conduzido. Explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos preestabelecidos. Aqui você deverá pensar no passo a passo e todas as tarefas necessárias para se alcançar o objetivo. Estas tarefas devem estar integradas com o empenho que deve ser empregado para o que deve ser feito, como também para o prazo de quando as coisas devem acontecer.
Divida o objetivo em metas e tarefas menores. Se for algo para ser alcançado daqui há 2 anos, por exemplo, divida o que deve ser feito em 1 ano, em 6 meses, no próximo mês, e nas próximas semanas. Um objetivo aparentemente grande e muito difícil de ser conquistado se torna mais fácil quando ele é fracionado em metas e objetivos menores. Assim também você consegue manter a sua motivação e de sua equipe.
Quanto? (How much?)
Quanto vai custar a implementação ou a execução do planejado? Aqui você vai definir a limitação de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito. Ou um valor específico no caso de aquisição ou compra de algo, além dos custos operacionais decorrentes da execução do que foi planejado dentro de todo o prazo para a conquista do objetivo.
Tente levantar todos os custos inerentes ao planejamento, sejam eles diretos ou indiretos. Atente-se também para custos de terceirizações, novas contratações, aquisições, etc., como também para os custos operacionais inerentes à execução das tarefas e atividades do planejado. Leve em consideração todos os recursos disponíveis e os necessários.
Importante
Parece óbvio, e de fato é: você DEVE colocar isso por escrito, seja em um documento, em uma planilha, em um software, em um painel, ou onde seja. O planejamento (plano de ação) deve estar disponível a todos os envolvidos no negócio/empresa. De preferência, fisicamente disponível. Você deve acompanhar frequentemente a execução do que foi planejado e fazer os ajustes e correções necessárias conforme a execução (ou andamento) do planejamento.
Todos os envolvidos no planejamento devem estar cientes do status do andamento e comprometidos em sua execução (ou busca do objetivo), portanto integre todos ao planejamento e reúnam-se para discutir o que pode ser feito em caso de ajuste de percurso. Isso criará maior engajamento.
E para você colocar em prática agora essa técnica, clique no botão abaixo e tenha acesso gratuitamente à planilha criada especialmente para facilitar a formalização do plano de ação do seu negócio.
Lhe desejo Sucesso!
Um forte abraço!
